Problem nije u alatu. Freelanceri koji imaju financijske probleme cesto imaju i uredno popunjen spreadsheet. Problem je u tome sto prate krive velicine.
Pracenje prihoda umjesto novcanog toka
Postoji razlika izmedju prihoda i raspolozivog novca. Ako ste fakturirali 12.000 kuna u travnju, ali klijent placa u roku 60 dana, u travnju nemate 12.000 kuna. Imate obavezu koju cekate da se pretvori u novac.
Spreadsheet koji prati fakturirane iznose, a ne stvarne uplate, daje laznu sliku stabilnosti. Freelanceri koji prate samo prihode cesto ostanu bez gotovine usprkos dobrim brojevima na papiru.
Kategorizacija koja je preopsirna ili preuzana
Jedna kategorija nazvana Troskovi poslovanja ne govori nista korisno. Pedeset sitnih kategorija koje nikad ne popunjavate dosljedno takodjer ne govore nista. Analiza budzeta zahtijeva sredinu: dovoljno kategorija da vidite obrasce, dovoljno malo da ih stvarno koristite.
Prakticno: pet do sedam kategorija troskova je maksimum koji vecina freelancera moze dosljedno pratiti bez da postane administrativni teret. Vise od toga i sustav pocinje propadati vec u drugom mjesecu.
Analiza bez usporedne tocke
Pogledati troskove ovog mjeseca bez usporedbe s prosloscu je kao citati jednu stranicu knjige. Vidite rijeci, ali ne razumijete pricu. Alat za budzet koji ne prikazuje trend kroz tri do sest mjeseci ne pomaze vam donijeti bolje odluke.
Freelancerica Marta Zivkovic iz Osijeka koristila je aplikaciju za budzet godinu dana, ali je gledala samo trenutno stanje. Kada je napravila prvu usporedbu kvartala, otkrila je da su joj troskovi softvera narasli za 40% bez da je to svjesno odlucila. Alat je bio tu, ali analiza nije.